Стратегическое управление численностью: норматив 4D — норматив трудозатрат с оценкой потенциала его изменения на горизонте 3–5 лет

В предыдущих статьях цикла публикаций об управлении численностью персонала мы рассмотрели вопрос, как повышать производительность труда, а затем подробно изучили вопрос о методах расчёта численности персонала с помощью калькулятора численности. В данной статье речь пойдёт о стратегическом управлении численностью, то есть о том, как планировать численность персонала на будущее с учётом возможных изменений.

Когда компании анализируют факторы трудозатрат и разрабатывают нормативы, они, по сути, делают срез того, как ситуация выглядит в текущий момент времени. Разработка стандартного норматива выглядит так.

Стратегическое управление численностью: норматив 4D — норматив трудозатрат с оценкой потенциала его изменения на горизонте 3–5 лет

Калькулятор численности позволяет рассчитать нормативные трудозатраты с учётом законодательных требований, специфики деятельности, состояния рынка труда, то есть добавляет к основным математическим данным аналитическую часть. Но даже такой подход не позволяет учесть то разнообразие возможных изменений, которые могут происходить в компании в среднесрочной и долгосрочной перспективе.

Мы понимаем, что у нас есть объективные условия труда и уровень производительности, на который мы опираемся в данный момент. Но мы также понимаем, что в компании могут быть некие инициативы — разные методы оценки потенциала, мероприятия по оптимизации, стратегические инициативы, способные повлиять на деятельность функций, — которые могут серьёзно изменить ландшафт нормативов.

Нормативы 4D

Именно на стыке инициатив и нормативов возникают нормативы 4D.

Стратегическое управление численностью: норматив 4D — норматив трудозатрат с оценкой потенциала его изменения на горизонте 3–5 лет

В нормативах 4D рассчитываются три показателя:

  1. Текущие нормативы (как есть сейчас).
  2. Планируемые изменения, которые повлияют на численность (например, модернизация оборудования), и инициативы по повышению производительности труда (как мы можем повысить эффективность выполняемых процессов и операций).
  3. Стратегические нормативы (какими будут нормативы после применения изменений и улучшений).

От инициатив и улучшений к стратегическому планированию численности

Есть несколько составляющих оптимизации на рабочем месте:

  1. Цифровизация — каким образом можно облегчить работу с помощью автоматизации или цифровизации.
  2. Инфраструктура — каким образом оборудована площадка, как построен маршрут до того или иного объекта в рабочем пространстве.
  3. Инструменты труда — чем пользуются сотрудники во время работы.
  4. Система управления — вопросы подчинённости, организации бизнес-процессов.
  5. Персонал — количественный и качественный состав.

По каждому из этих направлений возможно формирование инициатив, которые нужно обязательно учитывать при управлении численностью в стратегической перспективе.

Стратегическое управление численностью: норматив 4D — норматив трудозатрат с оценкой потенциала его изменения на горизонте 3–5 лет

Понимание того, какой есть потенциал по улучшению рабочих процессов, позволяет предположить, каким образом сократятся затраты, и пересчитать время, расходуемое на каждый фактор трудозатрат.

При этом инициативы могут быть как совсем простые, но действенные, затрагивающие конкретный участок работы, так и комплексные, влияющие на целые отделы и всю компанию. Давайте разберём несколько примеров.

Пример 1

На одном из производств в рамках техобслуживания проводилась покраска опор. Годами процесс был организован так: опоры покрывались краской, затем надо было несколько часов ждать, пока она высохнет, потом наносился второй слой, снова часы ожидания и наконец третий слой. Весь процесс занимал достаточное длительное время. Замена обычной краски на специальную «3 в 1», которой можно покрывать оборудование в один слой, в разы сократила время техобслуживания. Даже более высокая стоимость краски многократно окупилась за счёт высвободившегося времени персонала и возможности проводить обслуживание гораздо большего количества объектов.

Пример 2

В компании действует юридическая служба. Одна из инициатив компании на ближайший год — цифровизация и внедрение электронного документооборота. Подробный анализ деятельности юристов позволяет оценить, как изменится их работа с внедрением электронной системы. Гипотеза состоит в том, что время на работу над одним договором сократится. Значит, при том же количестве обрабатываемых типовых договоров компании потребуется меньшее количество юристов. Вот как это выглядит в схематичном виде.

Стратегическое управление численностью: норматив 4D — норматив трудозатрат с оценкой потенциала его изменения на горизонте 3–5 лет

Логика нормативов 4D состоит в том, что мы не разделяем проекты по повышению производительности труда и по нормированию, а скрещиваем их в один системный проект с одним результатом. В этом и заключается стратегический подход к управлению численностью.

Вот пример одного завода, который на момент запроса на разработку нормативов не был полностью введён в эксплуатацию: на линии не были установлены специальные ограничители, не всё оборудование функционировало, из-за чего было много пыли и просыпи, а что-то из того, что планировалось автоматизировать, выполнялось вручную. Фактически 60% времени рабочих занимала уборка. Но было очевидно, что в ближайшей перспективе ситуация изменится в лучшую сторону и разрабатывать норматив только по текущей ситуации бессмысленно. Поэтому, по сути, разрабатывалось два норматива: первый норматив — сколько нужно сотрудников сейчас, а второй — сколько будет нужно в будущем, когда вся автоматика заработает и сотрудники не должны будут заниматься, например, уборкой. Потенциальный эффект от изменений в ближайшей перспективе составил 19 штатных единиц. Это не обязательно означает увольнение людей, а скорее говорит о том, что 19 штатных единиц сейчас занимаются непрофильным трудом. Так как в будущем этот труд уйдёт, сейчас есть время подумать, где эти люди пригодятся, как их правильно перераспределить и нужно ли их чему-то обучить (например, работе с новым оборудованием). Стратегический подход на основе нормативов 4D позволяет не упустить эти важные моменты и подготовиться заранее.

Подведём итоги. Как должна выглядеть полноценная стратегическая модель расчёта численности:

  1. Опирается на объективные неманипулируемые факторы трудозатрат, удобные для планирования.
  2. Учитывает дополнительные факторы при нормировании (сезонность работ, законодательные требования и т. д.).
  3. Модель с долгосрочным нормативом 4D учитывает производственную стратегию и потенциал оптимизации.
  4. Учитывает горизонт планирования (долгосрочный, среднесрочный, краткосрочный норматив).
К другим статьям